2　事務の処理に当たっては、当該事案に係る決裁権者等は、当該処理すべき事案に関する処理方針、注意事項等について指示することを原則とする。

2　文書は、正確に、やさしく、分かりやすくすることを基本として作成しなければならない。

3　文書は、公文書の開示に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

2　文書公開審査員は、課長補佐又は係長の職にある者の中から課長が指名する。

3　文書公開審査員は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　文書管理主任は、課長補佐の職にある者(この者がいない場合は、これに準ずる者)から課長が選任し、又は選任替えしたときは、直ちに文書管理主任選任(選任替え)報告書(様式第1号)により、文書主管課長に報告しなければならない。

3　文書管理主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　ファイル事務担当者は、係内の事務に精通している者の中から課長が選任する。

3　課長は、ファイル事務担当者を選任し、又は選任替えしたときは、直ちにファイル事務担当者選任(選任替え)報告書(様式第2号)により、文書主管課長に報告しなければならない。

2　前項第2号から第5号までの文書を受領した職員は、受領した旨の押印をしなければならない。

3　文書の配布を受けた主務課は、文書の内容を確認し、当該文書の余白に収受印(様式第4号)を押し、主務課の文書整理簿(様式第5号)に所要事項を記入し、かつ、会計年度による一連番号を付し、主務課長に回付する。ただし、定例又は簡易な文書は、文書整理簿及び一連番号の記入を省略することができる。

4　前項の規定にかかわらず、文書管理システムに所要事項を記録することにより収受した文書は、文書番号を取得することにより、収受印を押し、文書整理簿に所要事項を記入することを省略することができる。

5　第3項本文に規定する文書は、内容により次の各号に区分し、関係者の供覧を受けた後、主務課にて処理するものとする。

6　直接主務課に持参された文書のうち第1項第2号から第5号までに該当する文書は文書主管課に回付し、それ以外の文書は直ちに主務課長に回付するものとする。

7　2以上の課に関係ある文書又は配布すべき課が明らかでない文書については、文書主管課長は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

8　審査請求等で収受の月日が権利の得喪に関係する文書を収受したときは、最初に収受した者が当該文書の余白に収受の時間を明記し、その部分に認印を押し、封筒はこれに添付するものとする。

9　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、文書主管課長が収受することが適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

2　起案による処理に着手する前に回覧する必要のある文書、陳情書等でその内容により早急に処理することができない文書は、その旨及び処理方針等を付記し、前項に準じて回覧しなければならない。

2　文書管理主任は、起案文書の審査に当たっては、前2条の規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、整わないときは、意見を付しておくものとする。

2　決裁規程に基づき専決し、又は代決するときは、当該起案文書の決裁箇所に専決又は代決と記載して認印し(電子決裁によるものを除く。)、後閲を要するものについては、後閲と記入しておかなければならない。

3　起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

4　起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、主務課長その他の責任者が持ち回り、回議又は合議しなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

5　起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案になったときは、主務課長は、合議済みの関係課長にその旨を通知しなければならない。

2　前項に規定するもののうち、つくばみらい市法令審査委員会規程(平成18年つくばみらい市訓令第6号)第2条各号に該当するものについては、つくばみらい市法令審査委員会に付議するものとする。

2　例規令達文書の記号及び番号は文書の種類ごとに暦年による一連番号とする。

3　一般文書の文書記号は、別表第1のとおりとする。

4　一般文書の文書番号は、文書の種類ごとに会計年度による一連番号とする。

5　同一書類の文書のうち主務課長が必要と認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番を表示することができる。

6　第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものに関しては、一般文書に文書記号又は文書番号を付さずに処理することができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印及び契印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により公印の押印を省略しようとするときは、当該起案文書の公印取扱欄に表示をしなければならない。

2　文書を郵送しようとするとき、速達、書留、親展、内容証明等特殊な取扱いを要するものは、当該起案文書の発送区分欄に表示しなければならない。

3　郵便切手又は官製はがきを使用するときは、郵便切手類出納簿(様式第13号)に必要な事項を記入しなければならない。

2　文書の保存年限は、別表第2に定める保存年限の基準に基づき、主務課長がファイル基準表に記載して定めるものとする。ただし、文書主管課長が他の課の所管する文書と保存年限について均衡を図る必要があると認める文書については、文書主管課長及び関係する主務課長と協議して保存年限を定めるものとする。

3　第1種の文書は、文書主管課長の指示に従い、主務課長が10年ごとにその内容を見直し、保存年限を検討するものとする。

4　第1項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書又は時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間によるものとする。

2　暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日とする。

2　前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち仕掛かりボックス等に入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で、前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

3　完結文書のうち、会計年度ごと又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、第1項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。

2　主務課長は、前項の規定により完結文書を保存しようとするときは、文書引継書(保存文書目録)(様式第15号)を作成し、文書主管課長に提出しなければならない。

3　保存すべき文書のうち使用頻度の高いものについては、文書主管課長と協議の上、長期継続保管として主務課長が保管することができるものとする。

4　前3項の規定にかかわらず、文書管理システムにより作成した文書は、文書管理システムに収納及び保存するものとする。

2　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

3　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ主務課長の承認を受けなければならない。

2　前項の廃棄文書において、保存期限を延長する必要が生じたものについては、文書主管課長に申し出るものとする。

3　主務課において保管しているもので保存年限が経過したものは、主務課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

4　第1項及び前項の規定により廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分するものとする。

5　文書主管課において、廃棄した文書の文書保存目録を3年間保存するものとする。

この訓令は、平成18年3月27日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により教育長がなお従前の例により在職する場合においては、この訓令による改正後のつくばみらい市文書管理規程別表の規定は適用せず、改正前のつくばみらい市文書管理規程別表の規定は、なおその効力を有する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年12月1日から施行する。