○つくばみらい市情報公開事務取扱要領
平成18年3月27日
告示第2号
(趣旨)
第1条 この告示は、つくばみらい市情報公開条例(平成18年つくばみらい市条例第9号。以下「条例」という。)の施行に関し、別に定めがあるもののほか、情報公開及び審査請求等に係る事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(平28告示17・一部改正)
(事務分掌)
第2条 情報公開に関する窓口として、総務部総務課(以下「総務課」という。)に情報公開窓口を設け、次の事務を行うものとする。
(1) 情報の公開に関する相談及び案内に関すること。
(2) 公開請求又は公開の申出に係る情報を管理する実施機関(以下「主務課」という。)との連絡調整に関すること。
(3) 情報公開請求書(以下「請求書」という。)の受付及び公開の実施の際の立会いに関すること。
(4) 情報の写しの作成に要する費用及び郵送に要する費用の徴収に関すること。
(5) 情報の目録(ファイル基準表)の整備及び閲覧に関すること。
(6) 審査請求書の受付及び主務課への送付に関すること。
(7) 実施状況の公表に関すること。
(8) つくばみらい市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(9) つくばみらい市情報公開・個人情報保護調整委員会(以下「調整委員会」という。)の庶務に関すること。
2 主務課で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 情報の公開に関する相談及び案内に関すること。
(2) 公開の請求に係る情報の検索及び特定に関すること。
(3) 総務課から送付された請求書の受理に関すること。
(4) 請求書が直接出先機関に提出された場合の当該請求書の受付に関すること。
(5) 公開の請求にあった情報に係る公開・非公開の決定及びその通知に関すること。
(6) 情報の写しの作成及び交付に関すること。
(7) 公開請求があった情報の全部又は一部に、個人、法人、国等(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれる場合の当該第三者からの意見聴取に関すること。
(8) 公開・非公開の決定期間の延長及びその通知に関すること。
(9) 総務課から送付された審査請求書の受理に関すること。
(10) 審査会への諮問に関すること。
(11) 調整委員会への諮問に関すること。
(12) 第10号の審査会の答申を受けて行った審査請求に対する裁決及び当該裁決に係る書面の送付に関すること。
(13) ファイル基準表の作成に関すること。
(14) 主務課に係る情報提供に関すること。
(平28告示17・一部改正)
(情報公開事務)
第3条 情報公開の請求及び決定に係る事務については、次のとおりとする。
(1) 案内及び相談
公開請求の内容が情報公開を求めているのか、又は単なる情報提供(この場合は、請求書の提出は求めない。)を求めているのかを判断し、適切に対応するものとする。なお、公開請求の対象とならない場合(条例第2条第2号の情報に該当しない場合等)は、相談等の時点で説明し、請求者の理解を得るように努めるものとする。
(2) 条例第18条関係の確認
(3) 情報が不存在である場合
公開請求のあった情報が不存在であることが明らかな場合は、請求者にその旨を説明し、理解を求める。
(請求書の受付及び受理)
第4条 公開請求の受付は、総務課において行うものとする。
2 公開請求の受理は、主務課において記載事項に不備がないかを確認した後で行うものとする。
3 請求書が郵送された場合、記載事項に不備があるときは、請求者に補正を求めるものとする。
4 口頭、電話及びファクシミリによる請求は、認められないものとする。
5 総務課の職員は、請求者に対して次に掲げる事項の説明をしなければならない。
(1) 受理日から起算して15日以内に公開するか否かの決定を行うこと。ただし、やむを得ない理由があるときは、受理した日から起算して30日を限度として期間を延長することができ、この場合は、決定期間延長通知書により請求者に対して通知すること。
(2) 情報の写しを交付する場合は、交付に要する費用が必要になること。
(3) 情報の公開を実施する場合の日時及び場所は、情報公開決定通知書により通知すること。
(4) 情報の公開をしない場合は、情報非公開決定通知書により通知すること。
6 総務課の職員は、公開請求のあった情報については、条例第20条第1項に規定する情報の目録(ファイル基準表)により検索し、主務課との連携を密に迅速かつ的確な情報の特定に努めるものとする。
7 情報公開請求書(つくばみらい市情報公開条例施行規則(平成18年つくばみらい市規則第12号。以下「規則」という。)様式第1号)の確認は、次のとおりとする。
(1) 請求権者の確認
ア 条例第5条第1項に規定する請求権者であるかどうかの確認は、請求書の記載内容により確認し、原則として証明書等の提示は求めない。
イ 公開請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、本人からの委任状等、代理関係を証明する書類の提出があった場合は、代理人も行うことができる。
(2) 「住所、氏名、電話番号」欄
請求に対する決定通知書の送付先等を特定するため、正確に記入されているか確認する。特に法人その他の団体からの請求にあっては、備考欄等を利用して、担当者の氏名、連絡等も併せて記入してもらうこと。
(3) 「請求する情報の内容」欄
記載事項が、情報を検索することができるよう具体的に記入されているか確認すること。この場合において、必要に応じて主務課に照会するなどして情報が特定できることを確認する。
(4) 「公開の方法」欄
閲覧又は写しの交付なのか、又は両方なのかを確認する。なお、郵送希望の有無についても確認する。
(5) 請求書の記入に不備がある場合の対応
請求書の記入に不備がある場合は、請求者に対して、その箇所を補正するよう求める(行政指導する。)。指導しても補正に応じないときは、当該請求書の受付を拒否することができる。
(6) 出先機関での請求書の受付
請求書の受付は、原則として総務課公開窓口で行うが、出先機関に直接提出があった場合は、総務課と連絡を取り、出先機関が主管する情報に限り、当該出先機関で受け付けることができる。なお、この場合は、出先機関において上記の受付事務等を行い、受け付けた請求書の原本を保管するとともに、その写しを総務課へ送付する。
(7) 情報公開請求等処理簿の作成
総務課は、公開請求又は申出を受けたもの(出先機関で受け付けたものを含む。)について、その処理状況を情報公開請求処理簿(別記様式)に記録しておく。
(受理後の請求書の取扱い)
第5条 総務課の職員は、請求書を受付したときは、当該請求書の写しを2部作成し、1部を請求者に渡し、残りの1部を総務課で保管し、原本を主務課に送付する。
2 主務課における公開・非公開の決定事務については、次のとおりとする。
(1) 主務課では、公開請求のあった情報の内容が、条例第7条各号に該当するか否かを検討する。
(2) 請求のあった情報が2課以上に関係する場合には、必要に応じて当該関係課と協議・調整するものとする。その結果、公開・非公開の決定が困難な場合、可否の判断が他の先例となるおそれがある場合又は協議が整わない場合については、つくばみらい市情報公開・個人情報保護調整委員会規程(平成18年つくばみらい市訓令第11号)で規定する調整委員会の開催を依頼し、同委員会の調整を求めるものとする。
(3) やむを得ない理由により、請求書を受理した日から起算して15日以内に公開又は非公開を決定をできないときは、請求書を受理した日から起算して30日を限度として、決定期間を延長できるものとし、この場合、安易に決定期間を延長することがないように慎重を期すものとする。
(4) 公開・非公開の決定についての起案文書には、当該公開請求された情報の写し、請求書の写し、公開・非公開の決定通知書の案、情報公開意見照会書及び情報公開意見回答書を添付するものとする。
3 情報公開決定通知書(規則様式第2号)は、主務課が次の事項に留意し作成するものとする。
(1) 「請求のあった情報の件名」欄
公開する情報の件名を正確に記入する。
(2) 「公開の方法」欄
公開の方法が分かるように「□」欄にチェックをすること。
(3) 「公開の日時及び場所」欄
情報公開の日時は、情報公開決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮した上で、通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合、総務課の職員が立ち会うこととなる点も踏まえ、請求者と事前に電話等により打合せを行うなどして、都合のよい日時を調整する。また、情報の公開を実施する場所は、原則として総務課情報公開窓口とする。ただし、やむを得ない理由がある場合は、情報公開窓口以外の場所を指定するものとする。
(4) 「主務課」欄
担当する部課及び係名並びに電話番号(内線番号)を記入する。
4 情報部分公開決定通知書(規則様式第3号)の記載要領については、次のとおりとする。
(1) 「請求のあった情報の件名」、「公開の方法」、「公開の日時及び場所」欄
情報公開決定通知書の記載要領に準ずるものとする。
(2) 「公開することができない部分及び理由」欄
情報の一部を公開しないと決定した場合は、当該一部がどのような情報であるかが分かるようにできるだけ具体的に記入すること。また、理由についても根拠規定を列挙し、具体的に記入すること。情報が不存在の場合にも、保存期間の経過等その理由及び説明を記入する。(この欄に記入しきれない場合は、別紙に記入すること。)
5 情報非公開決定通知書(規則様式第4号)の記載要領については、次のとおりとする。
(1) 「請求のあった情報の件名」欄
情報公開決定通知書の記載要領に準ずるものとする。
(2) 「公開することができない理由」欄
情報部分公開決定通知書の記載要領に準ずる。また、前項第2号の「一部」を「全部」に読み替えて運用するものとする。
6 決定期間延長通知書(規則様式第5号)の記載要領については、次のとおりとする。
(1) 「請求のあった情報の件名」欄
請求書の「請求する情報の内容」を転記すること。
(2) 「決定期間満了日」欄
請求書を受理した日から起算して15日に当たる日付を記入すること。ただし、その日が市役所の休日(つくばみらい市の休日を定める条例(平成18年つくばみらい市条例第2号)に規定する休日をいう。以下同じ。)に当たる場合は、休日の翌日とする。
(3) 「延長する期間」欄
延長する日数を記入すること。
(4) 「延長後の決定期間満了日」欄
当初の期間の満了する日の翌日から起算して15日以内の日数を記入すること。
(5) 「延長する理由」欄
請求者が納得できるよう、やむを得ない理由により決定期間を延長しようとする具体的な理由を記入すること。
2 意見聴取の方法については、次のとおりとする。
(1) 第三者からの意見聴取を必要とする場合、主務課は、第三者に対して公開請求があった旨を情報公開意見照会書(規則様式第6号)により通知し、公開するかどうかの判断をするために意見を求めるものとする。
(2) 第三者への意見聴取に伴い、当該第三者からは、速やかに情報公開意見回答書(規則様式第7号)により回答を求めることとする。
(3) 主務課は、意見聴取後、公開の決定をしたときは、速やかに第三者情報公開決定通知書(規則様式第8号)により、当該第三者に通知するものとする。
3 意見の聴取事項については、次のとおりとする。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の事業に関する情報を除く。)であって、条例第7条第2号ただし書に該当するものを除き、プライバシー侵害の有無、公開した場合の影響
(2) 法人その他の団体(国、独立行政法人等及び地方公共団体並びに地方独立行政法人を除く。)に関する情報及び事業を営む個人の当該事業活動に関する情報であっては、条例第7条第3号ただし書に該当するものを除き、当該法人等に与える権利利益の侵害の有無、公開した場合の影響
(3) 国、独立行政法人等若しくは他の地方公共団体、地方独立行政法人又は公共的団体に関する情報にあっては、本市との協力・信頼関係への影響の有無、公正かつ適正な意思形成への影響の有無
(情報公開の実施)
第7条 情報の公開は、次のとおり行うものとする。
(1) 日時及び場所
情報の公開は、あらかじめ情報公開決定通知書又は情報部分公開決定通知書(以下「決定通知書」という。)により指定した日時及び場所において、原則として主務課が実施するものとする。
(2) 総務課の職員の立会い
総務課の職員は、公開の際に立ち会うものとする。
(3) 公開の実施
情報の公開を実施する際には、請求者に対して決定通知書の提示を求めるものとし、確認後、情報の公開を実施するものとする。
(4) 実施に当たっての注意事項
(ア) 請求された情報を公開することにより、当該情報が汚損し、又は破損するおそれがあるときは、当該情報を複写したもので公開することができる。
(イ) 情報の公開中に請求者が情報を改ざんし、汚損し、又は破損するおそれがあると認められるときは、主務課及び総務課の職員は、情報の公開の中止又は禁止を命ずることができる。
(情報の公開の方法)
第8条 情報の公開の方法は、次のとおりとする。
(1) 情報の閲覧
(ア) 文書、図面及び写真については、原則として原本を閲覧に供することにより行うものとする。
(イ) 電磁的記録については、記録された情報を紙面に出力したものとする。
(ウ) 情報の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該情報の写しを作成し、その記載事項のうちで閲覧させることができない部分については、削除し、再度写しを作成する等の措置を講じて閲覧を行うものとする。
(2) 写しの交付
(ア) 写しの交付部数は、公開請求のあった情報1件につき1部とする。
(イ) 閲覧することによって、請求者が必要部分を限定した場合は、その限定した部分のみの写しを作成し、交付するものとする。
(ウ) 一部公開に該当することにより、情報の一部の写しを交付する場合は、公開することができる部分のみの写しを作成し、交付するものとする。
(3) 閲覧と写しの交付の同時請求
閲覧と写しの交付を同時請求された場合における取扱いは、まず閲覧による情報の公開を実施し、請求者に写しを必要とする箇所の確認を得た上で、写しを作成し、交付するものとする。なお、当初の請求が閲覧のみであった場合でも、閲覧後に当該情報の写しを追加請求された場合は、当初から写しの交付請求があったものとみなして交付することができるものとする。
(公開に係る手数料等)
第9条 条例第14条の規定により情報の閲覧手数料は、徴収しないものとする。
2 写しの作成に要する費用は、交付の際に現金により徴収する。
3 請求者が写しの郵送を希望している場合には、請求者に対し、写しの作成に要する費用及び写しの郵送に要する切手を総務課あてに送付するよう連絡し、送金を受けた後、速やかに送付する。
4 費用等の徴収事務は、総務課で行う。
(審査請求があった場合の取扱い)
第10条 情報の公開請求に係る決定について、審査請求の提出があったときは、総務課において受付を行うものとする。なお、口頭による審査請求は認められないものとする。
2 審査請求書が提出されたときは、記載事項に不備がないことを確認し、受付を行い、原本は主務課に送付するものとする。この場合、写しを2部作成し、1部を審査請求人に渡し、1部を総務課で保管する。なお、審査請求書の様式は、任意とする。
3 審査請求書の受付に際しては、次の事項を確認するものとする。
(1) 審査請求人の氏名及び住所又は居所
(2) 審査請求に係る処分の内容
(3) 審査請求に係る処分のあったことを知った年月日
(4) 審査請求の趣旨及び理由
(5) 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容
(6) 審査請求の年月日
4 審査請求書の記載事項及び添付書類に不備又は不足があるため、当該審査請求が不適法であるときには、相当の期間を定めてその補正を求めるものとする。
5 審査請求が次に該当するときは、主務課において却下の裁決を行い、速やかに審査請求人に通知するものとする。
(1) 審査請求が不適法であるとき。(審査請求の期限を経過しているなど)
(2) 補正の命令に応じないとき。
6 審査請求書の送付を受けた主務課は、審査会への諮問を行う前に、当該請求に係る決定について再度検討を加え、その結果当初の決定を取り消し、公開等の決定をすることとなったときは、速やかに当該審査請求人に通知する。
(1) 審査請求書の写し
(2) 情報公開請求書の写し
(3) 決定通知書の写し
(4) 対象となった情報の写し
(5) その他審査請求に対する審議をするために必要と認められる書類
8 主務課の職員は、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は必要な資料の提出を求められた場合は、これに応ずるものとする。
9 主務課は、審査会から答申を受けたときは、速やかに、かつ、その答申を最大限に尊重して、審査請求に対する裁決をするものとする。
10 主務課は、裁決通知書を作成し、審査請求人に送付するものとする。また、当該裁決書等の写しを総務課に送付するものとする。
(平28告示17・一部改正)
附則
この告示は、平成18年3月27日から施行する。
附則(平成28年告示第17号)
この要領は、平成28年4月1日から施行する。
