○つくばみらい市特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成29年11月1日
訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 管理体制(第4条―第8条)
第3章 職員の責務(第9条・第10条)
第4章 特定個人情報の取扱い(第11条―第20条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第21条―第34条)
第6章 情報システム室等の安全管理(第35条・第36条)
第7章 業務の委託等(第37条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第38条・第39条)
第9章 監査及び点検の実施(第40条―第42条)
第10章 補則(第43条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本市が保有する特定個人情報について、その適切な管理に関し必要な事項を定めることにより、本市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
(適用の範囲)
第3条 市の保有する特定個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱いは、番号法、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及びこの訓令の定めるところによる。
(令5訓令6・一部改正)
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第4条 市長は、特定個人情報の管理に関する事務を総括させるため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 市長は、特定個人情報を取り扱う各課等に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う各課等の長をもって充てる。
3 保護管理者は、システム管理者と連携して特定個人情報を適切に管理するため必要な措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う職員(臨時職員及び非常勤職員を含む。以下同じ。)及び当該職員が取り扱う特定個人情報の範囲を指定しなければならない。
(令2訓令6・一部改正)
(システム管理者)
第6条 市長は、特定個人情報のうち情報システムで取り扱うものについて、必要な安全管理措置を行わせるため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、市長公室秘書広報課長をもって充てる。
(平31訓令1・一部改正)
(監査責任者)
第7条 市長は、特定個人情報の管理状況に関する監査をさせるため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務部長をもって充てる。
(管理体制)
第8条 保護管理者は、次に掲げる管理体制を整備するものとする。
(1) 職員がこの訓令に違反している事実又はその兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告及び連絡
(2) 特定個人情報の漏えい、滅失又はき損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又はその兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告及び連絡
(3) 特定個人情報を複数の課等で取り扱う場合の各課等の職務分担及び責任の明確化
第3章 職員の責務
(職員の責務)
第9条 職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨にのっとり、総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。
2 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報がこの訓令に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。
(令5訓令6・一部改正)
(教育研修)
第10条 総括保護管理者及び保護管理者は、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者及びシステム管理者は、特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者に対し、各課等における特定個人情報の適切な管理に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、特定個人情報の適切な管理のために、教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 特定個人情報の取扱い
(取扱い及び複製等の制限)
第11条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う権限を有する職員を限定し、その権限を業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 特定個人情報を取り扱う権限を有しない職員は、特定個人情報を取り扱ってはならない。
3 職員は、特定個人情報を取り扱う権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報を取り扱ってはならない。
4 保護管理者は、職員が業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、必要に応じて制限を加えることができる。
(1) 特定個人情報の複製
(2) 特定個人情報の送信
(3) 特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(訂正)
第12条 職員は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、速やかに訂正を行うものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は、特定個人情報又は特定個人情報ファイルが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により、当該情報を削除し、又は当該媒体を廃棄しなければならない。
2 前項の規定により、特定個人情報ファイルを削除した場合又は媒体を廃棄した場合は、削除又は廃棄をした記録を保存するものとする。
3 前項の規定による削除又は廃棄の作業を委託する場合は、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
(取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報の利用、保管等の取扱状況について記録するものとする。
(個人番号の利用の制限)
第15条 個人番号の利用は、番号法及び個人情報保護法に定められた事務に限定するものとする。
(令5訓令6・一部改正)
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第16条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他の番号法又は個人情報保護法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(令5訓令6・一部改正)
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第17条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他の番号法又は個人情報保護法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(令5訓令6・一部改正)
(特定個人情報の収集又は保管の制限)
第18条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。
(媒体等の管理等)
第19条 職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報又は特定個人情報ファイルが記録されている媒体、書類等を、施錠できるキャビネット等に保管する等の必要な措置を講じなければならない。
(取扱区域)
第20条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第21条 システム管理者は、特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性及びその内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用した権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)の設定その他アクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合は、パスワード等の管理に関する定めを整備するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第22条 システム管理者は、特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第23条 システム管理者は、特定個人情報の秘匿性及びその内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された場合の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権の最小限化その他必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第24条 システム管理者は、特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報漏えい等の防止)
第25条 システム管理者は、特定個人情報を外部に送信する際の通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第26条 システム管理者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける特定個人情報の処理)
第27条 職員は、特定個人情報について一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに削除しなければならない。
2 保護管理者は、前項の特定個人情報の削除等の実施状況を随時確認するものとする。
(暗号化)
第28条 システム管理者は、特定個人情報の秘匿性及びその内容に応じて、特定個人情報の暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第29条 システム管理者は、特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第30条 保護管理者は、特定個人情報の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第31条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要があると認める場合を除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第32条 職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器又は媒体の接続制限)
第33条 システム管理者は、特定個人情報の秘匿性及びその内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)その他の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する媒体、書類等の移送手段)
第34条 この訓令の規定に基づき、特定個人情報が記録された電子媒体、書類等を持ち出す必要が生じた場合は、保護管理者は、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用その他の安全な方策を講ずるものとする。
第6章 情報システム室等の安全管理
(入退室の管理)
第35条 システム管理者は、特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する区域及び特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限等の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 システム管理者は、情報システム室等の入退室の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第36条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置の設置等の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 業務の委託等
第37条 市は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合は、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
2 前項に規定する委託に関する契約を締結する場合は、委託先に安全管理措置を遵守させるため、当該契約書に次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託に関する条件
(5) 情報漏えい等の事案が発生した場合の委託先の責任
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
(8) 従業者に対する監督及び教育
(9) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(10) 市長が必要があると認めるときに実地調査を行うことができる規定
3 市は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をした場合は、委託先における特定個人情報の取扱状況の把握その他必要かつ適切な監督を行うものとする。
4 委託先が委託業務の全部又は一部を再委託しようとする場合は、市は、委託する個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で諾否を判断するものとする。再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
5 前項の規定により委託業務の全部又は一部が再委託された場合は、市は、再委託先に対しても間接的に監督義務を負うものとする。再委託先が再々委託を行った場合以降も同様とする。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 情報漏えい等の事案の発生又はその兆候を把握した場合、職員がこの訓令に違反している事実又はその兆候を把握した場合その他安全確保上で問題となる事案が発生した場合において、その事実を知った職員は、直ちに当該特定個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染によるものであるときは、保護管理者は、直ちにシステム管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、前項に規定する報告を受けた場合は、直ちに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、第1項に規定する事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、直ちに総括保護管理者に報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項に規定する報告を受けた場合は、当該事案の内容、経緯、被害状況等を直ちに市長に報告しなければならない。
5 総括保護管理者及び保護管理者は、事案の発生した原因等を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第39条 総括保護管理者は、情報漏えい等の事案が発生した場合は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 総括保護管理者は、公表を行う事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに関係機関に報告し、及び情報提供を行うものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第41条 保護管理者及びシステム管理者は、各課等における特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第42条 総括保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、特定個人情報の管理状況について評価を行い、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第10章 補則
第43条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成31年訓令第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第6号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。