○つくばみらい市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成28年4月22日
訓令第5号
つくばみらい市戸籍情報システムに係る保護管理要領(平成18年つくばみらい市訓令第24号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この要綱は、那珂市、つくばみらい市、小美玉市、茨城町及び五霞町(以下「関係市町」という。)の戸籍に係る電子情報処理組織の事務の委託に関する規約(平成27年つくばみらい市告示第56号)第1条の規定に基づき、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令等の定めるところにより、市民経済部市民窓口課における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 市民経済部市民窓口課に設置した戸籍専用端末機により、戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱う戸籍関連事務に関する情報をいう。
(3) 記録媒体 戸籍データが記録された磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する電磁的記録媒体をいう。
(4) ドキュメント 戸籍情報システムに関するシステム設計書、操作説明書、運用マニュアルその他戸籍情報システムの運用管理に必要な資料をいう。
(5) 出力帳票 戸籍情報システムで処理した戸籍データを出力した紙媒体をいう。
(6) プログラム サーバ及び端末機を機能させて戸籍システムを作動させるための命令の組合せをいう。
(7) サーバ 戸籍情報システムを使用するために、データセンターに設置し、那珂市(以下「受託市」という。)が管理する正中央処理装置及び副中央処理装置により、プログラム及び戸籍データを処理し、格納する装置をいう。
(8) 端末機 戸籍関連事務を処理するために、サーバに専用回線で接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる端末装置をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ等保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用、戸籍データの保護並びにドキュメント及びプログラムの適切な管理をするため、戸籍データ等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民経済部市民窓口課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する機器等の状態について常に把握し、適正な管理を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期に、又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムの維持に必要な保守を実施するとともに、システム障害の有無について定期に、又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な処置を講じなければならない。なお、点検の結果は、点検記録簿に記録するものとする。
3 保護管理者は、戸籍情報システムの保守を委託して実施する場合は、戸籍データの保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、盗難、破壊、火災、水害、震災その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者を置く。
2 端末機取扱責任者は、市民経済部市民窓口課長補佐をもって充てる。
3 端末機取扱責任者は、端末機の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍データは、戸籍関連事務以外の目的で使用してはならない。
3 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
4 戸籍データは、戸籍関連事務以外の目的で電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。
5 端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
(記録媒体の管理)
第8条 保護管理者は、記録媒体を次に掲げる事項により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運びができない管理用具に施錠して保管する等により、安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 記録媒体の受払い及び管理については、名称、記録内容、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 記録媒体を破棄するときは、名称、記録内容、廃棄日等の記録を作成し、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等復元できない方法により確実に処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、出力帳票を次に掲げる事項により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、名称、記録内容、廃棄日等の記録を作成し、焼却、裁断等により復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出しないように処分すること。
2 ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は破棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(端末機操作者の指定等)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)を指定しなければならない。
2 保護管理者は、取扱職員が処理することができる処理業務を定めなければならない。
3 保護管理者は、前項の規定に基づき、取扱職員を識別し、その処理業務を限定するため、取扱職員ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
4 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
5 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
6 取扱職員は、パスワードを第2項の規定により定められた処理業務の目的を超えて使用してはならない。
7 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、端末機取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他の戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の使用)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機は、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務以外に使用してはならない。
(機器等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器等の管理をしなければならない。
(事故発生時の対応)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システムの運用に重大な障害その他の事故が発生した場合の対策を定めるとともに、その内容を取扱職員に周知しなければならない。
2 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍法第1条に規定する戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(研修の実施)
第16条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに個人情報保護に関する意識の高揚、端末機の操作及び管理を適正に行うための措置並びに緊急時対応について、年1回以上の研修を実施し、実施記録簿に記録しなければならない。
(補則)
第17条 この要綱に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項は、戸籍事務管掌者が別に定める。
附則
この要綱は、平成28年5月6日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍システムに係る機器等の管理方法等
管理者 | 機器等 | 管理方法等 |
保護管理者 | 端末機 | (1) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (2) 戸籍システムの起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (3) 使用者の記録を作成し、施錠可能な保管庫に保管すること。 (4) 操作画面及び処理内容が第三者に知られることがないような位置及び角度に配置すること。 |
戸籍データ | 関係市町が相互にアクセスできない機能を確保すること。 | |
端末機に内蔵するプログラム | 複写及び変更不能の措置をすること。 | |
受託市保護管理者 | サーバ | (1) 次の入室者管理及び施錠管理が行えるデータセンターに設置すること。 ア 生体認証などにより入退室者個々人の入退室管理及びその記録が確実に行えること。 イ 入退室状況及びラックの開閉状況が監視カメラにより記録されること。 (2) 容易に取り外せないよう必要な措置をした施錠できる戸籍専用サーバラック内に設置し、保護管理者がその鍵を管理すること。 (3) 防火対策及び消火設備を装備すること。 (4) 戸籍専用サーバラックの鍵を施錠可能な保管庫で厳重に管理すること。なお、鍵の管理は遠隔操作により開閉するものとし、開閉記録を作成すること。また、遠隔開閉装置を受託市庁舎内に設置し管理すること。 (5) 起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (6) 戸籍システムの起動用パスワードの設定及び取扱職員の任命をすること。 (7) 使用者の記録を作成すること。 |
戸籍データバックアップ用記録媒体 | (1) 戸籍データのバックアップを定期的に行い、その記録媒体を関係市町が施錠できる場所で保管すること。 (2) バックアップを行った者の氏名及び日時を記録すること。 | |
サーバに内蔵するプログラム | 複写及び変更不能の保護措置をすること。 |