本人通知制度とは
住民票の写し等を本人の代理人や第三者に交付した場合に、事前に登録された方に対して交付した事実を郵送で通知する制度です。
この制度は、住民票の写し等の不正請求や不正取得による個人の権利の侵害の抑止及び防止を図ることを目的としています。
※この制度の利用は希望者に限るため、事前に登録が必要です。
※【注意】住民票の写しや戸籍謄本等は、本人以外の第三者でも法律上の要件を満たしている場合は取得することができます。本人通知制度は第三者からの請求を拒否したり、交付の可否を登録した人に確認する制度ではありません。
登録の手続き
事前登録ができる方
つくばみらい市に住民登録または戸籍の本籍がある方のうち、登録を希望する方
- 過去に住民登録、本籍があった方を含みます。
- 国外在住の方や既に亡くなっている方、失踪宣告を受けた方は登録できません。
必要書類
- 本人通知制度事前登録申込書（様式第1号）
- 窓口に来庁される方の本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証、パスポート等）
- 代理人が申請する場合は、代理権限を明らかにする書類（任意代理人の場合は委任状、法定代理人の場合は戸籍謄本、登記事項証明書等）
登録受付場所
窓口受付の場合
登録を希望される方は、つくばみらい市役所市民窓口課（伊奈庁舎、谷和原庁舎、みらい平市民センター）で登録の手続きをしてください。
受付場所
- 伊奈庁舎1階 市民窓口課（福田195番地）
- 谷和原庁舎1階 市民窓口課（加藤237番地）
- みらい平市民センター1階 市民窓口課（陽光台3丁目9番地1）
受付時間
- 伊奈庁舎・谷和原庁舎の市民窓口課
月曜日から金曜日（祝日、年末年始は除く）の午前8時30分から午後4時30分まで
- みらい平市民センターの市民窓口課
火曜日から土曜日（祝日、年末年始は除く）の午前9時から午後4時30分まで
※日曜開庁日には取り扱いができませんので、ご注意ください。
郵送受付の場合
市外に居住している人や病気等で来庁が困難な場合は、郵送での申請も可能です。次の1から4を同封して、市役所市民窓口課まで郵送してください。
- 本人通知制度事前登録申込書（様式第1号）
- 本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証、パスポート等）またはその他の証明書のコピー
- 任意代理人が申込みする場合、委任状及び任意代理人の本人確認書類のコピー
- 法定代理人が申込みする場合、戸籍全部事項証明書（戸籍謄本）などの法定代理人である資格を証明する書類及び法定代理人の本人確認書類のコピー
送付先
〒300-2395
茨城県つくばみらい市福田195番地
つくばみらい市役所市民窓口課（伊奈庁舎） あて
通知の対象となる住民票の写し等の種類
- 住民票の写し
- 住民票記載事項証明書
- 戸籍謄本、抄本（戸籍全部事項証明・個人事項証明）
- 戸籍記載事項証明書
- 戸籍の附票の写し
※いずれも消除または除かれたもの、改製されたものを含みます。
通知の対象となる請求
- 本人等の代理人からの請求
- 代理人以外の第三者からの請求
本人等とは
住民票の写しにおいては「本人または本人と同一世帯に属する者」、戸籍謄抄本及び戸籍の附票の写しにおいては「戸籍に記載されている者、またはその配偶者直系尊属・卑属」をいいます。
第三者とは
本人等以外の個人、法人及び特定事務受任者（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士）をいいます。
住民基本台帳法や戸籍法の規定に基づき、正当な理由のある第三者（法定代理人を含む）も請求でき、交付を受けることができます。
- 本人等から委任状により委任された代理人による請求
- 特定事務受任者（有資格者）による職務上請求
- その他、正当な理由がある者による請求
※なお、公用（国や地方公共団体からの）請求や疾病の学術研究を目的とした請求は通知の対象外です。
通知の対象とならない請求
- 登録者本人、同一世帯員からの住民票の写しの請求
- 登録者本人、同じ戸籍に記載されている方またはその配偶者、直系の尊属卑属からの戸籍関係証明書の請求
- 国または地方公共団体からの請求
- その他市長が特別な理由によると認めた請求
- コンビニ交付サービスで交付したとき
通知の内容
申込後、登録をした方の証明書を第三者（代理人を含む）に交付した場合、交付に係る通知書を登録者の住所へ郵送します。通知書でお知らせする内容は次のとおりです。
- 交付年月日
- 交付した証明書の種別（住民票の写し、戸籍謄抄本、戸籍附票の写しなど）
- 交付通数
- 交付請求者の種別（本人等の代理人、第三者（個人、法人、特定事務受任者））
※請求者の氏名や住所等の個人情報は通知されません。
通知のあった交付請求について、個人情報の保護に関する法律の規定に基づき、交付請求書の開示請求をおこなうことができます。ただし、開示される内容は個人情報の保護に関する法律の規定の範囲内となり、法人の名称や特定事務受任者の氏名等以外の第三者に関する個人情報については非開示となる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
登録内容の変更
登録申請書に記載した事項（氏名、住所、本籍等）に変更があった場合、登録を廃止したい場合などは、（変更・廃止）届出書 を提出してください。
登録の抹消
登録に有効期間はありません。登録をやめる場合は廃止の届出が必要です。
登録者が次に該当した場合、登録は抹消となります。
- 登録者が登録内容の変更（住所変更等）の届出を行わなかったことにより通知書が返戻された場合
- 登録者が死亡もしくは失踪宣告を受けた場合
- 登録者が国外に転出した場合
- 登録者が住民票から職権により消除された場合
- 住民票除票等が保存期間経過により廃棄された場合
